Política de Privacidade

1.Quem somos / Controladora

A Foundation Systems é a controladora dos dados pessoais tratados no âmbito do seu site institucional e do relacionamento com visitantes, leads e clientes — ou seja, é quem toma as decisões sobre o tratamento desses dados, conforme o art. 5º, VI, da LGPD.

Dados de identificação da controladora:

• Razão social / nome empresarial: Foundation Systems
• CNPJ: a preencher
• Sede / endereço: a preencher
• E-mail de contato: [email protected]
• WhatsApp: +55 21 92367-9911
• Site: foundationsystems.com.br

Importante: em determinados serviços e produtos, a Foundation Systems não atua como controladora, mas sim como operadora, tratando dados pessoais por conta e ordem do cliente que nos contrata. Essa distinção está detalhada nas seções "A quem esta política se aplica" e "Foundation Systems como Operadora".

2.Encarregado(a) pela Proteção de Dados

O Encarregado(a) pela Proteção de Dados (também conhecido como DPO, na sigla em inglês) é a pessoa responsável por atuar como canal de comunicação entre a Foundation Systems, você (titular de dados) e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos do art. 41 da LGPD.

• Encarregado(a) pela proteção de dados: a preencher
• Canal de contato para assuntos de privacidade e proteção de dados: [email protected]

Independentemente da indicação formal do(a) Encarregado(a), o e-mail [email protected] é o canal oficial para todas as solicitações de privacidade e proteção de dados, e é monitorado para essa finalidade. Você pode usar esse canal para tirar dúvidas sobre esta Política, exercer os direitos garantidos pela LGPD ou relatar qualquer preocupação relacionada ao tratamento dos seus dados pessoais.

3.A quem esta política se aplica

Esta Política se aplica ao tratamento de dados pessoais nas seguintes situações:

Visitantes do site institucional

Pessoas que acessam e navegam pelo site da Foundation Systems, utilizam o widget de chat ou nos contatam por WhatsApp a partir do site. Aqui, a Foundation Systems atua como controladora.

Leads e clientes

Pessoas e empresas que demonstram interesse em nossos serviços, solicitam diagnóstico, propostas ou orçamentos, participam de mentorias, intensivos, da Comunidade FS, ou que efetivamente contratam a Foundation Systems. Nesses casos, a Foundation Systems atua como controladora dos dados de relacionamento comercial.

Em regra, coletamos esses dados diretamente de você. No entanto, alguns dados de leads podem ser obtidos de fontes legítimas além do contato direto — por exemplo, indicações, eventos, redes profissionais ou fontes de acesso público. Quando isso ocorre, o tratamento se apoia, tipicamente, no nosso legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD) em prospectar e desenvolver relacionamento comercial, e você pode, a qualquer momento, se opor a esse tratamento e solicitar a interrupção dos contatos pelo canal indicado nesta Política.

Dados de terceiros (papel de Operadora)

Quando implementamos automações e inteligência artificial, configuramos e operamos o CRM Gritz, integramos a API de WhatsApp (WhatsApp Business API) ou desenvolvemos software sob medida para um cliente, podemos tratar dados de terceiros — por exemplo, os clientes finais, contatos e leads do nosso cliente contratante. Nessas situações, a Foundation Systems atua como operadora, tratando esses dados por conta e ordem do cliente contratante, que é o controlador desses dados. O detalhamento está na seção "Foundation Systems como Operadora".

4.Dados que coletamos

Coletamos diferentes categorias de dados pessoais, conforme a sua relação conosco e a forma como você interage com a Foundation Systems. Procuramos coletar apenas o necessário para cada finalidade.

Dados de navegação e cookies

• Endereço IP e dados de conexão;
• Tipo de dispositivo, navegador e sistema operacional;
• Páginas visitadas, tempo de permanência e interações no site;
• Cookies e identificadores semelhantes (veja a seção "Cookies e tecnologias de rastreamento").

Dados de contato e cadastro

• Nome;
• E-mail;
• Telefone / WhatsApp;
• Empresa e cargo;
• Outras informações que você opte por fornecer em formulários, no chat ou em conversas.

Comunicações via WhatsApp e widget de chat

Quando você inicia uma conversa conosco pelo WhatsApp (+55 21 92367-9911) ou pelo widget de chat do site — que é fornecido a partir de hub.gritz.app (Gritz / Chatwoot) —, tratamos o conteúdo das mensagens trocadas, o seu identificador de contato e os metadados da conversa (como data e horário).

Dados fornecidos em contratações

Ao contratar serviços ou produtos (por exemplo, Implementação Premium, Intensivo Empresarial, mentorias, software sob medida ou planos pagos), podemos tratar dados adicionais necessários à formalização e execução do contrato, como dados cadastrais da empresa, dados de faturamento e cobrança e informações sobre os processos a serem automatizados.

Dados pessoais sensíveis e dados de crianças e adolescentes

Não buscamos coletar dados pessoais sensíveis (como dados de saúde, biometria, convicção religiosa ou opinião política), nem dados de crianças e adolescentes, de visitantes, leads e clientes para as finalidades desta Política. Pedimos que você não compartilhe esse tipo de informação por meio do chat ou do WhatsApp.

Como as conversas por WhatsApp e chat são de texto livre, existe a possibilidade de você fornecer espontaneamente dados sensíveis ou dados de crianças e adolescentes. Caso recebamos esse tipo de dado sem que ele seja necessário ao atendimento, adotamos uma das seguintes medidas: eliminamos a informação assim que identificada, ou, quando o tratamento for indispensável a um serviço específico, passamos a tratá-la somente com base legal adequada (no caso de dados sensíveis, com fundamento no art. 11 da LGPD — por exemplo, consentimento específico e destacado ou exercício regular de direitos; no caso de crianças e adolescentes, nos termos do art. 14 da LGPD e sempre no melhor interesse do titular). Em nenhuma hipótese tratamos dados sensíveis sem uma das bases legais do art. 11 da LGPD.

5.Como e por que usamos seus dados

Utilizamos seus dados pessoais para finalidades específicas, legítimas e informadas. As principais finalidades são:

• Responder a contatos, dúvidas e solicitações feitas pelo site, WhatsApp ou widget de chat, e registrar o histórico de atendimento;
• Gerenciar o relacionamento com leads e clientes, incluindo diagnóstico, elaboração de propostas, orçamentos e acompanhamento comercial;
• Celebrar e executar contratos de serviços e produtos (como Implementação Premium, mentorias, Intensivo Empresarial, software sob medida e planos pagos);
• Prestar suporte, comunicar atualizações e dar continuidade aos projetos contratados;
• Operar, manter e melhorar o site, os produtos e os serviços, inclusive medindo desempenho e corrigindo falhas;
• Enviar comunicações institucionais e de marketing sobre conteúdos, webinars, novidades e ofertas da Foundation Systems, quando aplicável e respeitando seu direito de descadastro;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias, contratuais, contábeis e fiscais;
• Prevenir fraudes, garantir a segurança da informação e exercer ou defender direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.

Não tomamos decisões unicamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos a você ou que o afetem significativamente. Caso isso venha a ocorrer em algum serviço específico, você será informado e poderá solicitar revisão, nos termos do art. 20 da LGPD — conforme detalhado na seção "Decisões automatizadas e perfilamento".

6.Bases legais

Todo tratamento de dados pessoais que realizamos como controladora está apoiado em uma base legal definida, prevista na LGPD. Adotamos uma base legal específica para cada finalidade, conforme o quadro a seguir:

• Responder a contatos e solicitações iniciados por você (pedido de orçamento, diagnóstico, dúvida) → execução de procedimentos preliminares relacionados a contrato, a pedido do titular (art. 7º, V);
• Conduzir prospecção ativa e relacionamento comercial com leads não solicitado por você (por exemplo, contato a partir de indicação ou fonte legítima) → legítimo interesse (art. 7º, IX), avaliado por meio do teste de proporcionalidade (avaliação de legítimo interesse), com direito de oposição da sua parte;
• Tratar o conteúdo e os metadados de mensagens trocadas via WhatsApp e widget de chat → execução de procedimentos preliminares a contrato, a pedido do titular (art. 7º, V), quando o contato é iniciado por você, e/ou legítimo interesse (art. 7º, IX) para registro e segurança do atendimento. Eventuais dados sensíveis fornecidos espontaneamente nessas conversas não serão tratados sem uma das bases legais do art. 11 da LGPD;
• Celebrar e executar contratos de serviços e produtos; prestar suporte → execução de contrato (art. 7º, V);
• Operar, manter, melhorar e dar segurança ao site, produtos e serviços; prevenir fraudes → legítimo interesse (art. 7º, IX);
• Enviar comunicações de marketing e novidades a leads e clientes com relacionamento prévio → legítimo interesse (art. 7º, IX), sempre com opção de descadastro (opt-out) em todo envio;
• Enviar comunicações de marketing e newsletters a contatos sem relacionamento prévio ou mediante inscrição → consentimento (art. 7º, I);
• Cumprir obrigações legais, fiscais, contábeis e regulatórias → cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II);
• Exercer ou defender direitos em processos → exercício regular de direitos (art. 7º, VI);
• Uso de cookies não essenciais → consentimento (art. 7º, I).

Quando o tratamento se basear em legítimo interesse, adotamos medidas para proteger seus direitos e liberdades, e você pode solicitar mais informações ou se opor ao tratamento pelo canal de contato indicado nesta Política. Quando se basear em consentimento, você pode revogá-lo a qualquer momento, sem afetar a legalidade do tratamento realizado antes da revogação.

7.Decisões automatizadas e perfilamento

O núcleo da nossa atividade envolve automação e inteligência artificial. Por isso, esclarecemos como isso se relaciona com seus dados pessoais.

Em relação aos dados tratados sob esta Política (de visitantes, leads e clientes), não tomamos decisões unicamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos a você ou que o afetem de forma significativa — como definição automatizada de perfil profissional, de consumo ou de crédito sem qualquer participação humana.

Podemos utilizar recursos automatizados de apoio (por exemplo, organização e priorização de atendimentos, classificação de mensagens e sugestões de resposta), mas as decisões com impacto relevante sobre você passam por avaliação humana.

Caso, em algum serviço específico, venhamos a adotar decisões unicamente automatizadas que afetem seus interesses, informaremos você previamente, prestaremos informações claras sobre os critérios e a lógica envolvida — na medida do possível e observados os segredos comercial e industrial — e garantiremos o direito de solicitar a revisão dessas decisões, nos termos do art. 20 da LGPD.

Quando atuamos como operadora, configurando automações e IA sobre dados de terceiros por conta do cliente contratante, a definição sobre o uso de decisões automatizadas e o atendimento ao direito de revisão cabem, em regra, ao cliente controlador, conforme detalhado na seção "Foundation Systems como Operadora".

8.Cookies e tecnologias de rastreamento

Cookies são pequenos arquivos armazenados no seu navegador ou dispositivo que permitem reconhecer o acesso, lembrar preferências e medir o uso do site. Também podemos usar tecnologias semelhantes, como pixels, tags e identificadores locais.

Em geral, utilizamos as seguintes categorias:

• Cookies estritamente necessários: indispensáveis ao funcionamento do site e de recursos como o widget de chat (fornecido a partir de hub.gritz.app);
• Cookies de desempenho e analytics: ajudam a entender como o site é utilizado, para melhorá-lo;
• Cookies de funcionalidade: lembram preferências, como o tema visual escolhido;
• Cookies de marketing: quando aplicáveis, ajudam a mensurar campanhas e a personalizar comunicações.

Como você gerencia os cookies

Os cookies estritamente necessários são sempre ativados, pois sem eles o site não funciona. Os cookies não essenciais (desempenho/analytics, funcionalidade e marketing) dependem do seu consentimento. Você pode dar, recusar ou revogar esse consentimento das seguintes formas:

• Por meio do banner ou do painel de preferências de cookies exibido no site, quando disponível, no qual você pode aceitar ou recusar cada categoria de cookie não essencial e alterar sua escolha a qualquer momento;
• Pelas configurações do seu navegador, que permitem bloquear, limitar ou apagar cookies já armazenados.

A desativação de alguns cookies pode afetar funcionalidades do site, como o chat. Recursos de terceiros embutidos no site (por exemplo, o widget de chat) podem definir seus próprios cookies, regidos também pelas políticas dos respectivos provedores.

9.Compartilhamento e subprocessadores

A Foundation Systems não vende seus dados pessoais. Compartilhamos dados apenas quando necessário para as finalidades descritas nesta Política, com fornecedores e parceiros que nos ajudam a operar o site, os produtos e os serviços, sempre com obrigações de confidencialidade e segurança.

As categorias de terceiros com quem podemos compartilhar dados incluem, a título de exemplo e de forma não exaustiva:

• Provedores de hospedagem e infraestrutura do site (como a Vercel);
• Provedores de mensageria e atendimento, incluindo a Meta / WhatsApp Business API e o widget de chat fornecido a partir de hub.gritz.app (Gritz / Chatwoot);
• Plataformas e produtos do ecossistema FS utilizados na prestação dos serviços (como o Gritz / Gritz Connect e o Peggo);
• Provedores de integração e dados auxiliares (como serviços de cotação/câmbio, a exemplo da AwesomeAPI, em recursos específicos do site);
• Provedores de analytics e de modelos de inteligência artificial que possam ser utilizados;
• Consultores, contadores e advogados, quando necessário ao cumprimento de obrigações legais ou ao exercício de direitos;
• Autoridades públicas, quando houver requisição legal ou ordem judicial.

Esses terceiros podem atuar em dois papéis distintos:

• Como nossos operadores, tratando dados somente conforme as nossas instruções — é o caso típico, por exemplo, dos provedores de hospedagem (como a Vercel) e do widget de chat (Gritz / Chatwoot) na operação do site;
• Como controladores independentes, tratando dados para suas próprias finalidades e segundo as suas próprias políticas de privacidade — é o que tende a ocorrer, por exemplo, com a Meta / WhatsApp em relação às finalidades próprias da plataforma, e com determinados provedores de analytics e de modelos de inteligência artificial.

Quando o terceiro atua como controlador independente, recomendamos que você consulte as políticas de privacidade desse provedor para entender como ele trata seus dados e quais direitos você pode exercer diretamente junto a ele. A lista acima é exemplificativa e pode mudar com a evolução das nossas operações e fornecedores.

10.Transferência internacional de dados

Alguns dos provedores e plataformas que utilizamos podem armazenar ou processar dados em servidores localizados fora do Brasil — tipicamente nos Estados Unidos, onde costumam estar hospedados fornecedores como a Vercel e a Meta / WhatsApp, entre outros. Isso significa que seus dados pessoais podem ser objeto de transferência internacional.

Nesses casos, adotamos medidas para que a transferência ocorra em conformidade com a LGPD. O principal mecanismo que utilizamos é a celebração de cláusulas contratuais específicas com os fornecedores, nos termos do art. 33, II, da LGPD e da regulamentação da ANPD sobre cláusulas-padrão contratuais (Resolução CD/ANPD nº 19/2024). Quando aplicável, também nos apoiamos em outras hipóteses do art. 33, como a transferência para países ou organismos que ofereçam grau de proteção adequado reconhecido pela ANPD.

Em todos os casos, buscamos garantir um grau de proteção adequado por meio de salvaguardas como compromissos contratuais de confidencialidade e segurança. Se você tiver dúvidas sobre as transferências internacionais relacionadas ao tratamento dos seus dados, ou quiser saber os países de destino e os mecanismos aplicáveis a um tratamento específico, entre em contato pelo e-mail [email protected].

11.Por quanto tempo guardamos seus dados

Mantemos seus dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, observando os seguintes critérios gerais:

• Pelo período do relacionamento com você (como visitante, lead ou cliente);
• Pelo prazo necessário ao cumprimento de obrigações legais, fiscais, contábeis e regulatórias;
• Pelos prazos prescricionais aplicáveis, para o exercício regular de direitos em eventuais processos;
• Enquanto o consentimento estiver válido, quando essa for a base legal, até eventual revogação.

Encerrado o prazo de retenção e não havendo base legal que justifique a manutenção, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura. Dados de comunicações (como conversas de WhatsApp e chat) são mantidos pelo tempo necessário ao atendimento, ao histórico de relacionamento e ao cumprimento de obrigações legais.

12.Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e organizacionais razoáveis para proteger seus dados pessoais contra acessos não autorizados e situações de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão indevidas.

• Controle de acesso aos dados, restrito a pessoas autorizadas e segundo a necessidade;
• Uso de conexões seguras e de fornecedores que adotam boas práticas de segurança;
• Compromissos de confidencialidade com a equipe e com fornecedores;
• Monitoramento e melhoria contínua das práticas de segurança.

Apesar dos nossos esforços, nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Caso ocorra um incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante a você, adotaremos as providências cabíveis para conter e mitigar os efeitos e faremos as comunicações exigidas pela LGPD à ANPD e aos titulares afetados, em prazo razoável, conforme a regulamentação aplicável da Autoridade (incluindo a Resolução CD/ANPD nº 15/2024 sobre comunicação de incidentes de segurança). A comunicação ao titular trará, na medida do possível, a descrição da natureza dos dados envolvidos, os riscos e as medidas adotadas.

13.Direitos do titular e como exercê-los

Como titular de dados, a LGPD (em especial os arts. 18, 20 e 21) garante a você os seguintes direitos, que pode exercer a qualquer momento:

• Confirmação da existência de tratamento dos seus dados;
• Acesso aos seus dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• Portabilidade dos seus dados a outro fornecedor, mediante requisição expressa e observados os limites legais;
• Eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento, ressalvadas as hipóteses de conservação previstas em lei;
• Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos seus dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento, a qualquer momento, quando essa for a base legal do tratamento;
• Oposição a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento (como o legítimo interesse), em caso de descumprimento da LGPD;
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados, caso venham a ocorrer, conforme a seção "Decisões automatizadas e perfilamento";
• Petição perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em relação aos seus dados.

Para exercer qualquer desses direitos, basta entrar em contato pelo e-mail [email protected], descrevendo o direito que deseja exercer e informando os dados que você utilizou no contato conosco (como nome, e-mail e telefone), para que possamos localizar o seu cadastro. Podemos solicitar informações adicionais para confirmar sua identidade e proteger seus dados antes de atender ao pedido.

Atenderemos às suas solicitações nos prazos previstos na LGPD. Para o pedido de acesso aos dados, a resposta é fornecida em até 15 (quinze) dias, conforme o art. 19 da LGPD. Para os demais pedidos, respondemos no menor prazo possível, observados os parâmetros legais.

Observe que, quando a Foundation Systems atua como operadora (tratando dados por conta do cliente), as solicitações de titulares são, em regra, direcionadas e atendidas pelo cliente contratante, que é o controlador — conforme explicado na seção seguinte.

14.Foundation Systems como Operadora

Em parte relevante do nosso trabalho — ao implementar automações e inteligência artificial, configurar e operar o CRM Gritz, integrar a API de WhatsApp (WhatsApp Business API) ou desenvolver software sob medida —, a Foundation Systems trata dados pessoais de terceiros (por exemplo, clientes finais, contatos e leads) por conta e ordem do cliente que nos contrata.

Nessas situações:

• O cliente contratante é o controlador desses dados, ou seja, é quem decide as finalidades e os meios do tratamento e é o destinatário principal das solicitações de titulares;
• A Foundation Systems atua como operadora, tratando os dados conforme as instruções e o contrato firmado com o cliente controlador, e segundo a base legal definida por ele;
• Os titulares desses dados (os clientes finais e contatos do nosso cliente) devem, em regra, exercer seus direitos diretamente junto ao controlador — isto é, junto ao cliente contratante;
• A política de privacidade aplicável a esses dados é, prioritariamente, a do cliente controlador e/ou os termos específicos do produto ou serviço contratado.

Mesmo como operadora, adotamos medidas de segurança e confidencialidade e auxiliamos o cliente controlador no cumprimento de suas obrigações legais, inclusive em eventuais comunicações à ANPD e aos titulares.

A condição de operadora não significa isenção total de responsabilidade. Nos termos do art. 42 da LGPD, a Foundation Systems responde pelos danos causados pelo tratamento de dados, inclusive de forma solidária com o controlador nas hipóteses legais — por exemplo, quando deixar de seguir as instruções lícitas do controlador ou quando descumprir as obrigações que a própria LGPD impõe ao operador.

Caso você seja um titular cujos dados sejam tratados pela Foundation Systems nessa condição e não saiba quem é o controlador, pode nos contatar em [email protected] que ajudaremos a direcionar sua solicitação.

15.Tratamento de dados de crianças e adolescentes

Nossos serviços e este site são destinados a empresas e profissionais, e não têm como público-alvo crianças e adolescentes. Não coletamos intencionalmente dados de crianças ou adolescentes.

Quando, em situações específicas, o tratamento de dados de crianças e adolescentes for necessário, ele será realizado sempre no melhor interesse do titular e em conformidade com o art. 14 da LGPD. Conforme a redação atual desse dispositivo, esse tratamento pode apoiar-se em qualquer das bases legais adequadas previstas na LGPD — não apenas no consentimento de um dos pais ou do responsável legal —, sempre com transparência reforçada e com a adoção de cuidados específicos para esse público.

Se você acredita que coletamos inadvertidamente dados de uma criança ou adolescente sem a devida autorização, entre em contato pelo e-mail [email protected] para que possamos tomar as providências cabíveis.

16.Alterações desta Política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada a qualquer momento para refletir mudanças em nossas práticas, em nossos produtos e serviços, na legislação aplicável ou em orientações das autoridades.

Sempre que houver alterações relevantes, atualizaremos a data de vigência indicada no início deste documento e, quando apropriado, daremos destaque às mudanças. Recomendamos a revisão periódica desta Política. O uso contínuo do site e dos serviços após a publicação de uma versão atualizada indica ciência das alterações.

17.Como falar conosco / reclamar à ANPD

Se você tiver qualquer dúvida, solicitação ou reclamação sobre esta Política ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, fale conosco:

• E-mail (privacidade e proteção de dados): [email protected]
• WhatsApp: +55 21 92367-9911
• Encarregado(a) pela proteção de dados: a preencher

Enquanto não houver indicação formal do(a) Encarregado(a), o e-mail [email protected] permanece como canal oficial e monitorado para todas as demandas de privacidade. Faremos o possível para atender suas solicitações de forma ágil e transparente. Caso você entenda que seus direitos não foram adequadamente atendidos, tem o direito de apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), por meio dos canais oficiais disponíveis no site da Autoridade (gov.br/anpd).